Предпосылки к реализации
Образовательная робототехника – одна из наиболее инновационных областей в сфере детского технического творчества. Она объединяет моделирование, программирование и информационно-коммуникационные технологии. Открытое первенство Северо-Кавказского Федерального округа по робототехнике (Робоос) призвано привлечь детей и молодежь к активному участию в развитии и популяризации данного направления технического творчества в регионе. Первенство проводится с 2013 года.
Специалисты компании «Экспертно-аналитические системы», в качестве членов экспертных советов по ряду направлений, принимают участие в Робоосе с 2015 года. А в 2018 году наша компания стала официально отвечать за информационно-техническое сопровождение мероприятия.
С учетом того, что в 2018 году ожидалось около 200 конкурсантов, нами было предложено собирать заявки на участие в первенстве не с помощью заполненных анкет в формате Microsoft Word, присылаемых по электронной почте (как это было все четыре года до этого), а в автоматизированном режиме с помощью системы электронного анкетирования.
Плюсы такого подхода очевидны. Сократится нагрузка на организаторов, которым теперь не нужно вручную объединять присланную по электронной почте информацию в единый массив, а затем его как-то структурировать. Ведь на основании собранного с помощью системы регистрации массива данных можно автоматически генерировать все необходимые операционные документы.
Идея была сразу поддержана организационным комитетом и, в кратчайшие сроки, совместно с техническими специалистами, были сформулированы следующие требования:
- Регистрация участников должна быть строго ограничена по времени и проходить в период с 13 марта по 23 апреля 2018 года.
- Заполнить регистрационную форму можно как с помощью стационарного компьютера (ноутбука), так и с помощью мобильного устройства (смартфона, планшета).
- Для регистрации на мероприятие не нужно иметь аккаунт какого-либо сайта или социального сервиса, доступ к анкетной форме должен быть свободным. Кроме того, регистрационная форма должна иметь возможность интеграции на страницу официального сайта мероприятия.
- Все поля регистрационной формы должны исключать возможность ввода некорректных данных, должен быть запрещен пропуск обязательной для заполнения информации, должны быть подсказки к каждому из полей анкеты.
- По окончании регистрации на мероприятие система должна предоставлять возможность создавать типовые документы, необходимые для проведения мероприятия (таких как ведомости, оценочные бланки для жюри/экспертов, бейджи участников и т.д.), поддерживать их выгрузку в файлы популярных форматов (Microsoft Word, Microsoft Excel, Adobe PDF) и печать на принтере (в том числе на листах формата A3).
- По окончании мероприятия система должна давать возможность, прикрепив результаты соревнований, создавать аналитические отчеты (например, показывать в виде графика распределение среднего набранного балла в зависимости от возраста участника по каждому виду соревнований, или распределение среднего набранного балла в зависимости от платформы робота и т.д.).
- И последнее по списку, но не по важности – предлагаемое решение должно полностью отвечать требованиям законодательства Российской Федерации. Сервер с программным обеспечением должен находиться на территории Российской Федерации, используемое для создания регистрационной формы программное обеспечение – входить в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных.
Что было сделано командой проекта
Всем этим требованиям полностью отвечает разрабатываемая нашей компанией система сбора, хранения и анализа данных Expasys Questionnaire Studio Pro (рег. № 2573 в Реестре Минкомсвязи). Она умеет работать под управлением серверных версий Windows и Linux, а в качестве СУБД использует PostgreSQL (в том числе поддерживается работа с российской сертифицированной сборкой Postgres Pro Certified). Для работы система не требует установки каких-либо компонентов на клиентские устройства и позволяет управлять процессом сбора и анализа данных с помощью любого современного браузера даже с планшетного компьютера.
- Для работы над проектом мы воспользовались самой новой на тот момент версией 2018.1. Создание регистрационной формы участника, содержащей 15 вопросов, заняло всего 10 минут.
- Все вопросы, ответы на которые являются строго заданными, (например, тип соревнования или регион проживания) были реализованы как выпадающие списки. При этом, в некоторых вопросах (образовательное учреждение, платформа робота) была предусмотрена возможность указывать свой вариант ответа.
- Готовая анкета, интегрированная на страницу официального сайта мероприятия, выглядела вот так.
- Для удобства мы зарегистрировали отдельный аккаунт Республиканскому центру детского технического творчества, и предоставили этому пользователю полный доступ к созданной анкете. Это позволило сотрудникам центра оперативно отслеживать динамику регистрации участников, а в дальнейшем самостоятельно просматривать и создавать пользовательские аналитические отчеты. Но об этом чуть позже.
- 12 марта мы разместили анкету на сайте мероприятия, система автоматически разрешила заполнение регистрационной формы 13 марта в 00:00:00 по Московскому времени. Стоит отметить, что за 42 дня на мероприятие с помощью системы зарегистрировалось 175 конкурсантов со всего Северного Кавказа.
- После публикации анкеты мы сосредоточились на создании аналитических отчетов и бумажных форм.
- Первым в системе Аналитики мы создали отчет, который показывал список участников, которые регистрировались за день. Создание такого отчета заняло у нас не более 5 минут, и, в дальнейшем, сильно облегчило жизнь организаторам, так как они изначально хотели видеть динамику регистрации на мероприятие.
- При создании аналитического отчета или печатной формы надо понимать, что очень многие вещи система делает автоматически. От пользователя не требуется каких-либо серьезных знаний и умений. Конструктор отчетов использует философию ленточного интерфейса (Ribbon) и напоминает знакомую всем линейку продуктов Microsoft Office.
- Готовый шаблон отчета «Регистрация участников по дням» в конструкторе выглядит так.
- Запущенный отчет во вкладке предварительного просмотра показан на скриншоте ниже.
- Далее, мы взялись за сводную ведомость и карточку участника. В итоговом варианте сводная ведомость участников выглядит вот так.
- А вот так выглядит карточка участника.
- В итоге, мы разработали более десятка различных форм и отчетов. Сделали даже бейджи участников. Была предусмотрена возможность поиска по ФИО участника с целью отображения и распечатки только одного конкретного бейджа. И все это не потребовало написания ни одной строчки кода.
- Однако бейджи не понадобились и их решили не печатать. Они только помешали бы детям в соревнованиях. А в стендовом первенстве «Фристайл» данные участника и название проекта были размещены на вывеске стенда.
- В процессе проведения Робоос-2018 стало понятно, что в следующем году процедуру регистрации необходимо дорабатывать, в первую очередь, с организаторской точки зрения.
- Необходимо требовать регистрацию не только конкурсантов, но и тренеров команд (с целью получить их контактные данные для оперативного оповещения и предупреждений об изменениях в регламентах), а также членов экспертных советов (с целью печати индивидуальных ведомостей и бейджиков экспертов). От каких-то полей в регистрационной анкете можно отказаться, вычисляя эти данные на основании других введенных данных (например, возрастная категория участника).
- Но, не смотря на эти просчеты, можно сказать, что первый опыт получился крайне успешным.
Выводы: система Expasys Questionnaire Studio Pro прекрасно подходит для автоматизации процесса регистрации участников на мероприятия любого масштаба. С ее помощью можно быстро создать регистрационную анкету любой сложности и опубликовать ее на сайте мероприятия. Организаторы могут оперативно отслеживать процесс регистрации, а затем создавать необходимые для проведения мероприятия документы и аналитические отчеты.